اولین شرکت مجری احراز کیفیت تجهیزات و‌معتبرسازی فرآیندهای داروسازی در ایران
11 مرداد 1401 توسط vita 0 دیدگاه

اسناد معتبر سازی کدامند؟

در این مطلب شما را با اسناد معتبر سازی آشنا می کنیم. این اسناد نه تنها در معتبرسازی اتاق تمیز و احراز کیفیت اهمیت دارد بلکه می توان از آن ها در تمام کسب و کارها نیز استفاده کرد. گسترش فعالیت ها، پیگیری دقیق، ارزیابی عملکرد کارکنان و … همگی جزو مراحل مهم در این حوزه می باشند. برای اطلاع از اسناد معتبر سازی تا انتها با ما همراه باشید.

اسناد معتبر سازی

اسناد معتبر سازی

اسناد معتبر سازی چیست و هر کدام از آن ها چه پیامی دارند؟ بسیاری از کسب و کارها با واژه ” فرآیند و فرآیند گرایی ” آشنا نیستند و ترجیح می دهند ساختار سازمان یا فعالیت خود را بر اساس سلسله مراتب بنا کنند. در حالی که ارزیابی عملکرد کارکنان، سرعت گردش اطلاعات و پیگیری آن ها بسیاری از مدیران را به این نتیجه می رساند که باید به سراغ فرآیند گرایی بروند و ساختار عملیاتی سازمان خود را بهبود دهند.

فرآیند چیست؟

فرآیند به عنوان یک سری فعالیت های مرتبط با هم شناخته می شوند که از هدف خاصی برخوردارند. این فرآیند را می توانید یک زنجیره ارزش در نظر بگیرید که پیشرفت هر کدام از مراحل، ارزشی را به مرحله قبل می افزاید. هنگامی که قصد دارید معتبرسازی دارویی یا ولیدیشن دارویی را در کلین روم انجام دهید باید به فرآیند انجام آن و زنجیره ارزش توجه زیادی داشته باشید.

اسناد معتبر سازی

فرآیندگرایی چیست؟

منظور از فرآیندگرایی، نگرشی نتیجه گرا می باشد. این نگرش در جهت رسیدن به اهداف سازمان بر اساس شرایط و وضعیت موجود اشاره دارد. اغلب فعالیت ها قبل از توجه به موضوع فرآیند و فرآیندگرآیی، با سبک وظیفه محوری درگیر هستند و فاقد تفکر فرآیندی می باشد. به طور کلی به منظور بهبود روند انجام فعالیت ها، باید بازنگری و مهندسی مجدد صورت بگیرد. یکی از مهم ترین روش های بهبود فرآیند در فعالیت ها، مستندسازی است که در ادامه به مراحل آن اشاره می کنیم.

نام‌گذاری فرآیند

به منظور مستندسازی باید فرآیندها از یکدیگر جدا شوند برای هر کدام از آن ها نامی انتخاب شود. این مرحله به عنوان یکی از روش های موثر در ساده کردن مراحل بعد به شمار می رود.

هدف گذاری

پس از اینکه برای فرآیندها نامگذاری را انجام دادید نوبت به این می رسد که اهداف خود را به طور صریح و واضح بیان کنید. قطعا اگر اهداف به درستی انتخاب شده باشند، به راحتی تحقق پیدا می کنند.

تقسیم فرآیندهای بزرگ به فرآیندهای کوچک

برای دست پیدا کردن به اهداف مدنظر، باید فرآیندها را به فرآیندهای کوچک تر تقسیم کنید تا مطالعه، تصمیم گیری و برنامه ریزی راجع به آن ها ساده تر انجام شود. وجود پیچیدگی در فرآیندهای بزرگ، یکی از مهم ترین عوامل عدم دست یابی به اهداف شناخته می شود.

جمع آوری اطلاعات

در خصوص بررسی اسناد معتبر سازی باید توجه ویژه ای به شناسایی و جمع آوری اطلاعات داشته باشید. این مرحله باید به طور دقیق انجام شود تا به نتیجه مطلوب دست پیدا کنیم.

تعیین مسئولیت ها

افراد زیادی در یک پروژه فعالیت دارند که باید شرح وظایف هر کدام از آن ها روشن باشد. در صورتی که بدون تقسیم وظایف کار را شروع کنید مشکلات زیادی به وجود خواهد آمد که در برخی از مواقع با توقف پروژه همراه خواهد بود.

زمان پروژه

طبق تحقیقاتی که انجام شده نشان می دهد پروژه هایی که زمان اتمام فعالیت را در نظر نمی گیرند مدت زمان بیشتری درگیر آن خواهند بود. اما در پروژه هایی که زمان اتمام آن از قبل مشخص شده، کار با کیفیت بهتری انجام می شود در زمان اعلام شده به اتمام می رسد.
اسناد معتبر سازی

مزایای استفاده از اسناد معتبر سازی

ابزارها و روش های زیادی برای جمع آوری اسناد معتبر سازی وجود دارد که در بخش قبل به آن ها اشاره کردیم. اکنون نوبت به این می رسد که مزایای آن را مورد ارزیابی قرار دهیم. – هنگامی که مراحل معتبرسازی را با دقت و توجه کافی انجام می دهید نقص ها و نقاط ضعف برطرف می شوند و از بروز آن در طی پروژه جلوگیری می شود. – هزینه ها و زمان مورد نیاز برای انجام کارها کاهش پیدا می کند و این امر می تواند به بهبود روند کمک کند. – فرقی نمی کند که در کلین روم چه فعالیتی انجام می دهید. آیا قصد انجام تست فرمولاسیون جدید را دارید یا می خواهید احراز کیفیت دارو را انجام دهید؟ معتبرسازی و مستندسازی به شما کمک می کند تا محصولات تولید شده و فعالیت موردنظر با کیفیت بهتری انجام شود. – هنگامی که از ابزارهای مستندسازی استفاده می کنید علاوه بر بهبود کارآیی سازمان، سطح رضایتمندی کارکنان و مشتریان را نیز ارتقا می بخشید.

دلیل نیاز به مستندسازی فرآیندها چیست ؟

با تهیه مستندات فرآیند نیاز شما به نقشه راه مرتفع خواهد شد. زیرا با مستندسازی می توانید مسیر پیش روی خود را مشاهده کنید و بر اساس آن اقدامات لازم را انجام دهید. نکته مهمی که باید به آن توجه داشته باشید این است که هر فعالیتی که بیش از یک بار یا توسط چند نفر انجام شود باید مستند شود. این امر کمک می کند تا سازمان با شرایط استاندارد هماهنگ شود. همچنین فرآیندها کنترل می شوند و می توانید به راحتی مراحل کار را بازنگری کنید و به تبع آن دیدگاه صحیحی از عملکردها به دست خواهید آورد. اگر اسناد معتبرسازی و مستندسازی به درستی ثبت و ضبط نشوند، هنگامی که کارکنان بخش مربوطه را ترک می کنند هر گونه دانش فرآیندی او نیز از بخش خارج می شوند و با استخدام یک کارمند جدید، نیاز به اجرای فرآیند مستندسازی جدید خواهید داشت.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *